Darbuotojų priėmimo ir atskyrimo procesų supaprastinimas: geriausia sveikatos priežiūros personalo valdymo praktika | Simbo AI

Besikeičiančiame JAV sveikatos priežiūros pasaulyje efektyvi žmogiškųjų išteklių praktika turi įtakos ir veiklos sėkmei, ir pacientų priežiūrai. Darbuotojų priėmimo ir atskyrimo procesai yra svarbūs formuojant sveikatos priežiūros specialistų patirtį. Šiame straipsnyje aptariama geriausia šių procesų supaprastinimo praktika, skirta medicinos praktikos administratoriams, savininkams ir IT vadovams, daugiausia dėmesio skiriant atitikčiai, darbuotojų pasitenkinimui ir organizaciniams interesams.

Veiksmingo priėmimo svarba

Priėmimas į darbą yra gyvybiškai svarbus darbuotojo gyvenimo ciklo etapas, ypač sveikatos priežiūros srityje, kur vaidmenims tenka didelė atsakomybė. Sveikatos priežiūros sektoriuje per pirmąsias 45 dienas patiriama apie 20% darbuotojų kaitos, todėl patiriama didelių išlaidų, susijusių su darbuotojų pakeitimu. Apskaičiavimai rodo, kad pakartotinio įdarbinimo išlaidos gali siekti iki 18 000 USD už vieną poziciją, todėl aišku, kodėl būtina struktūrizuota ir efektyvi įdarbinimo programa.

Tvirtas priėmimo procesas padeda naujiems darbuotojams jaustis laukiamiems ir informuotiems, o tai tiesiogiai veikia jų įsitraukimą ir produktyvumą. Veiksmingas įtraukimas į organizaciją integruoja darbuotojus į organizaciją ir perteikia jos vertybes, todėl padidėja pasitenkinimas darbu ir sumažėja kaita.

Pagrindiniai struktūrinio priėmimo proceso komponentai

• Išvalyti dokumentaciją: Labai svarbu turėti išsamų darbuotojų vadovą, kuriame būtų išdėstyta politika, procedūros ir atitikties lūkesčiai. Teisės reikalavimus atitinkantis vadovas gali padėti sumažinti darbuotojų ieškinių riziką, kuri sveikatos priežiūros sektoriuje gali siekti vidutiniškai 160 000 USD.
• Individualizuotos orientacinės programos: pritaikyta priėmimo patirtis, kurioje atsižvelgiama į unikalius naujų samdomų darbuotojų – ar tai būtų praktikuojančių gydytojų, administracinio personalo ar palaikymo komandos – vaidmenis, gali pagerinti integraciją. Tai apima asmenines orientacijas ir mentorystės porą, kad padėtų naujiems darbuotojams pereinant.
• Efektyvus bendravimas: Atvirų komunikacijos kanalų kūrimas skatina naujus samdomus darbuotojus užduoti klausimus ir būti iniciatyviems. Organizacijos turėtų naudoti tokias priemones kaip darbuotojų katalogai ir momentinių pranešimų sistemos, kad skatintų naujų darbuotojų ir jų kolegų ryšius.
• Technologijų integravimas: Tokios platformos kaip HR for Health teikia savarankiško įdiegimo funkcijas, užduočių stebėjimą ir automatizuotas darbo eigas, kurios supaprastina administracinius procesus. Šios priemonės gali sumažinti laiką, praleistą tvarkyti dokumentus, ir užtikrinti, kad nauji darbuotojai laiku gautų naujienas apie savo vaidmenis.
• Nuolatinio grįžtamojo ryšio mechanizmai: Reguliari registracija įlaipinimo metu leidžia anksti nustatyti galimus iššūkius ir sustiprinti įsitraukimą. Atsiliepimų apie įtraukimo patirtį rinkimas skatina nuolatinį programos tobulinimą.

Išsijungimo proceso optimizavimas

Nors įjungimas sudaro sąlygas darbuotojo sėkmei, išjungimas užtikrina teigiamą pasitraukimo patirtį. Stebėtina, kad tik 29 % įmonių turi struktūrizuotus išjungimo protokolus, palyginti su 58 %, kurios turi formalius prisijungimo procesus. Ši spraga rodo, kad sveikatos priežiūros organizacijose yra kur tobulėti. Veiksmingas išjungimas apsaugo įmonės turtą, apsaugo slaptą informaciją ir valdo organizacijos reputaciją.

Veiksmingo nusileidimo proceso žingsniai

• Išėjimo pokalbių vedimas: Išėjimo pokalbiai suteikia vertingų grįžtamojo ryšio galimybių. Jie suteikia įžvalgų apie darbuotojų patirtį ir padeda nustatyti tobulinimo sritis. Nors 98 % darbuotojų mano, kad grįžtamasis ryšys per pasitraukimo pokalbius yra būtinas, dalyvavimo lygis yra žemas. Sveikatos priežiūros organizacijos turėtų pabrėžti dalyvavimo svarbą ir apsvarstyti galimybę siūlyti paskatas už grįžtamąjį ryšį.
• Žinių perdavimas: Žinių perdavimo proceso sukūrimas apima dalijimąsi svarbia informacija ir ištekliais tarp išeinančių darbuotojų ir jų įpėdinių. Tinkamas žinių perdavimas gali užkirsti kelią pacientų priežiūros ir administracinių pareigų trikdžiams.
• Turto paėmimas: Labai svarbu valdyti darbuotojų fizinį ir skaitmeninį turtą, pvz., įmonės nuosavybę ir prieigą prie duomenų bazių. Išjungimo procesas turi apimti įmonei priklausančios įrangos paėmimą ir greitą prieigos teisių atšaukimą. Tyrimai rodo, kad 89 % buvusių darbuotojų išlaiko prieigą prie privačių programų ir duomenų, o tai gali sukelti pavojų.
• Prieigos ir duomenų tvarkymo nutraukimas: Duomenų saugumui teikti pirmenybę būtina išjungimo metu. Maždaug 60 % duomenų pažeidimų atsiranda įmonės viduje, todėl perkeliant darbuotoją reikia atidžiai stebėti duomenų saugos protokolus.
• Palaikymas ir pripažinimas: dalykų pabaiga teigiamai paveikia tai, kaip buvę darbuotojai vėliau kalba apie organizaciją. Paramos teikimas pereinamuoju laikotarpiu, net ir atleidžiant iš darbo, gali padėti geriau suvokti įmonę, pagerinti jos prekės ženklo reputaciją.

Atitikties vaidmuo personalo valdyme

Atitiktis yra būtina sveikatos priežiūros srityje. Praktika susiduria su reikšmingomis teisinėmis aplinkybėmis, susijusiomis su darbuotojų valdymu. Žmogiškųjų išteklių taisyklių nesilaikymas gali sukelti brangių nuobaudų ir ieškinių. Laikydamiesi reikalavimų, galite sumažinti beveik visus su personalu susijusius ieškinius.

Geriausia atitikties palaikymo praktika

• Reguliarūs darbuotojų vadovų atnaujinimai: Labai svarbu, kad vadovai atitiktų naujausius teisinius reikalavimus. Vidutinės reikalavimus atitinkančio darbuotojo vadovo išlaikymo išlaidos gali siekti 1124 USD, todėl ši investicija yra verta, palyginti su galimais teisiniais ginčais.
• Automatizuoti atitikties įspėjimai: Naudodami HR programinę įrangą, kuri teikia naujinius apie teisinius pakeitimus, praktikos administratoriai gali būti informuoti apie atitikties įsipareigojimus. Tokios priemonės užtikrina svarbių terminų laikymąsi ir sumažina teisinių problemų riziką.
• Vadovų mokymai ir švietimas: Vadovams skirtos mokymo programos gali pagerinti jų supratimą apie atitikties reikalavimus. Daugelis vadovų praneša, kad negauna vadybos mokymų, todėl gali kilti problemų žmogiškųjų išteklių praktikoje.
• Dokumentų automatizavimas: Automatizuojant įjungimo ir išjungimo dokumentus galima supaprastinti procesus ir užtikrinti atitiktį. Dokumentų valdymo sistemos padeda saugoti ir gauti reikalingas formas, sumažindamos klaidų skaičių.

AI ir darbo eigos automatizavimo naudojimas

Dirbtiniu intelektu pagrįstų įrankių ir darbo eigos naudojimas suteikia galimybę sveikatos priežiūros specialistams pagerinti žmogiškųjų išteklių procesus. AI gali supaprastinti įtraukimo ir atskyrimo užduotis, todėl administratoriai gali sutelkti dėmesį į strateginius žmogiškųjų išteklių valdymo aspektus.

• Įprastų užduočių automatizavimas: AI gali atlikti pasikartojančias užduotis, pvz., dokumentų rinkimą ir atitikties mokymo užduotis. Tai sumažina administracinę naštą, todėl personalo specialistai gali sutelkti dėmesį į darbuotojų įtraukimą ir tobulėjimą.
• Duomenų analizė pagrįstiems sprendimams: AI analizė gali suteikti informacijos apie tokius rodiklius kaip darbuotojų įsitraukimo lygis, apyvartos rodikliai ir pasirengimas laikytis reikalavimų. Šie duomenys padeda administratoriams priimti pagrįstus sprendimus dėl žmogiškųjų išteklių strategijų ir patobulinimų.
• Didesnė darbuotojų patirtis: AI pokalbių robotai gali padėti naujiems samdomiems darbuotojams atsakyti į klausimus arba nukreipti juos į išteklius neapkraunant personalo darbuotojų. Ši pagalba pagerina darbuotojų patirtį, nes siūlo greitą ir tikslią informaciją.
• Stebėjimas ir atitiktis: AI technologijos gali stebėti atitikties užduotis realiuoju laiku, užtikrindamos, kad žmogiškųjų išteklių praktika atitiktų dabartinius reglamentus. Nuoseklus stebėjimas sumažina reikalavimų nesilaikymo riziką, todėl praktika tampa saugesnė tiek darbuotojams, tiek organizacijai.
• Supaprastintos „offboarding“ darbo eigos: automatizavimo įrankiai gali tvarkyti pašalines užduotis, užtikrinant, kad tokie veiksmai kaip pokalbiai išėjimo, turto gavimas ir duomenų atšaukimas būtų atlikti greitai. Šios sistemos sukuria struktūrinį požiūrį, sumažindamos trikdžius darbuotojų perėjimo metu.

Key Takeaways

Sveikatos priežiūros praktika Jungtinėse Valstijose turi spręsti žmogiškųjų išteklių valdymo sudėtingumą. Supaprastinti įjungimo ir išjungimo procesai yra labai svarbūs. Nors įjungimas sukuria darbuotojo sėkmės pagrindą, o išjungimas valdo darbuotojo gyvenimo ciklo pabaigą. Geriausios praktikos įgyvendinimas šiose srityse, paremtas atitikties sistemomis ir patobulintas naudojant technologijas bei automatizavimą, gali pagerinti darbo sąlygas, sumažinti riziką ir sukurti veiksmingesnę organizacinę aplinką.

Organizacijos, teikiančios pirmenybę šiai žmogiškųjų išteklių praktikai, yra geriau pasirengusios kurti įsitraukimo ir išlaikymo kultūrą, galiausiai prisidedant prie geresnės pacientų priežiūros ir organizacijos sėkmės.